Las Intranets corporativas están tomando cada vez mayor importancia debido a que han probado ser eficientes herramientas para aumentar la productividad, generar mayor sentimiento de pertenencia y colaborar en procesos internos.
En este artículo intentaremos resumir los criterios estándares y siempre presentes en el diseño de Intranets, las tendencias que se han venido consolidando y las funcionalidades y herramientas nuevas que se están incorporando.
Primero los estándares
La estructura de los layouts de las Intranets típicamente se ha organizado en tres columnas, ubicando a la izquierda el menú de navegación, en el centro el contenido correspondiente a cada sección y en la derecha accesos directos y funcionalidades destacadas.
La arquitectura de la información, es decir la organización de los contenidos, debe estar orientada a las tareas de los usuarios. Un error común en este terreno es reproducir la estructura organizativa de la empresa, que si bien puede ser conocida por todos los empleados no necesariamente tenga que ver con las tareas que cada uno de ellos necesita realizar dentro de la herramienta.
La consistencia del diseño es uno de los aspectos más difíciles de conseguir. Es muy común ver Intranets donde cada área o unidad de negocio de la empresa tiene su propio look&feel, muchas veces, incluso, totalmente alejado de la estética corporativa. Sin embargo, resulta central mantener un mismo diseño a lo largo de toda la navegación del sitio, en definitiva se trata de una misma Intranet y de una misma empresa.
En este sentido, muchas empresas (por lo general multinacionales) capacitan a sus empleados en los criterios que deben aplicar para la administración de contenidos y diseño dentro de la Intranet. De esta forma logran “evangelizar” a quienes cargan contenidos, que por lo general son varias personas e incluso pueden ser de locaciones o países totalmente distintos y por lo tanto criterios también muy diferentes.
Consolidación de tendencias
La capacitación es una de las áreas que más está creciendo dentro de las Intranets corporativas. La utilización de herramientas de eLearning, entre ellas los tutoriales, es muy utilizada en la actualidad porque soluciona el problema de la distancia y los idiomas para capacitar a los empleados en la utilización de una nueva herramienta o en la aplicación de una nueva política.
La aplicación de técnicas de usabilidad como los test con empleados, encuestas o evaluaciones heurísticas son hoy casi metodologías obligatorias a la hora de emprender un rediseño o lanzar una nueva aplicación. Los responsables de las Intranet han comenzado a aplicar este tipo de metodologías porque de esta forma pueden conocer las expectativas y necesidades concretas de los usuarios.
Este tipo de técnicas, por otro lado, se ve favorecida por el hecho de la proximidad geográfica y el contacto cotidiano, lo que permite relevar la información de una manera más fácil y rápida.
Por último se está viendo una tendencia favorable hacia colocar un nombre concreto a las Intranets, aspecto que siempre generó una discusión larga sin que existiera una tendencia clara en uno u otro sentido.
Además de estos aspectos, podemos prever la incorporación de muchas de las novedades lanzadas el año pasado en Internet como los Blogs o el crecimiento de las interfaces móviles (para teléfonos y dispositivos tipo palms). Estas nuevas funcionalidades y herramientas serán sin duda las que marcarán el ritmo de los cambios a futuro dentro de las Intranets.
